Polityka Prywatności
I
Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie realizacji zasady zgodnego z prawem, rzetelnego i przejrzystego przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z prowadzoną przez nas stroną internetową i świadczonymi drogą elektroniczną usługami.
II
W tym dokumencie znajdziesz wszystkie istotne informacje, które opisują w jaki sposób i na jakich podstawach przetwarzamy dane osobowe oraz Twoje uprawnienia w zakresie udzielania zgody, jej wycofywania, kierowania do nas sprostowań i wnoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
III
Prezentowane informacje zawierają kompleksowe omówienie procesów przetwarzania danych osobowych nie tylko poprzez narzędzia dostępne na stronie internetowej, ale również te związane z zakupami i korzystaniem z naszych usług.
PODSTAWOWE POJĘCIA ZAWARTE W POLITYCE PRYWATNOŚCI
Administrator – Gospodarstwo Rolne Urbanek Andrzej ul. Polna 36a, 38-420 Korczyna; NIP: 684 255 76 63
Klient – każda osoba fizyczna, w tym także przedsiębiorcy, której dane są przetwarzane przez Administratora. W kontekście Twoich danych osobowych masz wszystkie uprawnienia jakie w niniejszej Polityce przypisane są do Klienta.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); są to wszelkie informacje jakie jesteśmy w stanie przepisać do Ciebie jako Klienta Sklepu lub w innych okolicznościach wskazanych poniżej;
Przetwarzanie – wszelkie działania na danych osobowych; np. przechowywanie, przeglądanie, archiwizowanie, wykorzystywanie do kontaktu.
KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH I JAK MOŻESZ SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ
Administratorem Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z funkcjonalności naszej strony internetowej oraz usług oferowanych naszej działalności jest Andrzej Urbanek. W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem poniższych opcji:
kontakt@urbanek.agro.pl
JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY, W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach i w różnym zakresie, a więc na różnej podstawie prawnej, którą stanowi przede wszystkim RODO. W celu przekazania Ci jak najbardziej przejrzystej informacji, pogrupowaliśmy te informacje odnosząc się do celu przetwarzania Twoich danych osobowych:
Zawieranie umów
Zakres danych:
W celu realizacji złożonego zamówienia lub kontaktu nawiązanego w celu zawarcia umowy, niezbędne nam są dane do jej realizacji. Obejmują one Twoje imię i nazwisko, firmę i inne dane do faktury VAT jeśli zażądasz jej wystawienia, numer telefonu oraz adres email oraz inne dane, które zdecydujesz się przekazać w prowadzonej korespondencji e-mail lub innej formie kontaktu. Przetwarzamy także dane rejestrowe naszych dostawców zawarte w CEIDG, KRS, NIP oraz REGON. W celu dostarczenia przesyłki potrzebujemy również adresu dostawy, który nam wskażesz. W przypadku udzielenia Pełnomocnictwa do odbioru alkoholu, jeśli zawrzesz dodatkowe dane one również będą przetwarzane zgodnie z niniejszym akapitem. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie podejmiemy żadnych czynności w związku z odpowiedzią na kierowane do nas zapytania, czy realizacją umowy i nie dojdzie ona do skutku. W przypadku danych wymaganych przepisami prawa podatkowego podanie danych jest obowiązkowe, a ich brak lub błędy mogą powodować poważne skutki w nim przewidziane.
Podstawa prawna.
Podstawę przetwarzania stanowi ich niezbędność do dokonania rezerwacji, negocjacji i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Kontaktując się z nami w celu uzyskania informacji dobrowolnie umieszczasz swoje dane w wiadomości, więc jeśli nie dotyczy ona umowy (w tym praw z nią związanych) Twoje dane będą przetwarzana na podstawie Twojej zgody i wykorzystane jedynie w celu, w którym do nas napiszesz – art. 6 ust. 1 lit a RODO.
Kontakt za pomocą poczty e-mail
Zakres danych:
W przypadku skierowania do nas korespondencji zawierającej pytania dotyczące naszej działalności, twoje dane będziemy przetwarzać jedynie w celu wynikającym ze wspomnianej korespondencji. Będzie to więc cel związany z prowadzoną działalnością, ale sam decydujesz, jakie informacje chcesz uzyskać oraz o rozpoczęciu kontaktu i jego zakończeniu. W związku z tym informacje będą przechowywane przez czas stosowny do wyjaśnienia wszystkich kwestii, jednak nie dłużej niż przez miesiąc od ostatniej wiadomości.
Podstawa prawna.
Podstawą przetwarzania danych będzie przede wszystkim Twoja zgoda, o której mowa w art. 6 ust 1 lit. a) RODO oraz prowadzenie działalności gospodarczej poprzez kontakt z Klientami – przedstawianie oferty i działania marketingowe wynikające z celu rozmowy (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).
Rachunkowość i obowiązki publicznoprawne
Zakres danych
Ponieważ nasza działalność jest podporządkowana szczegółowym przepisom o rachunkowości, prowadzimy szczegółowe ewidencje rachunkowe i podatkowe zawierającą dane określone przepisami. W przypadku firm ewidencjonujemy NIP, firmę i adres siedziby. Dodatkowo archiwizujemy dane sprzedażowe obejmujące imię i nazwisko Klienta, adres dostawy, numer rachunku bankowego oraz inne informacje związane z wykonaniem umowy.
Podstawa prawna
Wobec tego, iż przepisów podatkowych jest bardzo dużo i są one rozmieszczone w wielu aktach prawnych wskazujemy, że podstawą przetwarzania jest nałożony na nas obowiązek, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a szczegółowe przepisy ujęte są w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawie o rachunkowości, ustawie o podatku od towarów i usług oraz ordynacji podatkowej.
Działalność marketingowa
Zakres danych
W zakresie podejmowanych działań promowania naszej działalności – np. poprzez przesyłanie zapytań ofertowych lub kontakt w celu promocji naszych usług będziemy przetwarzać najbardziej podstawowe dane obejmujące adres e-mail, imię, nazwisko, nr telefonu.
Podstawa prawna
Proces przetwarzania danych osobowych w ramach działalności marketingowej wynika z naszego słusznego interesu chronionego prawem, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a polegającego na marketingu bezpośrednim naszych usług.
Archiwizacja i zapewnienie bezpieczeństwa
Zakres danych
Archiwizacja, to niezwykle istotny proces chroniący zarówno Twoje jak i nasze interesy. Przede wszystkim jest to proces podyktowany przepisami rachunkowości i prawa podatkowego, które wymaga przechowywania dowodów księgowych przez określony czas. Archiwizujemy również dowody zawarcia i wykonania umowy. Wobec tego przetwarzamy dany występujące w fakturach, listach przewozowych i umowach – imię, nazwisko, adres dostawy, telefon, e-mail, nr rachunku bankowego, podpis, NIP, firmę. Ze względów bezpieczeństwa możemy przetwarzać Twoje dane w ramach audytów, analizy ruchu czy innych działań wymagających weryfikacji
Podstawa prawna
Wobec tego, iż przepisów podatkowych jest bardzo dużo i są one rozmieszczone w wielu aktach prawnych wskazujemy, że podstawą przetwarzania jest nałożony na nas obowiązek, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a szczegółowe przepisy ujęte są w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawie o rachunkowości, ustawie o podatku od towarów i usług, prawie celnym oraz ordynacji podatkowej. Dodatkową podstawą przechowywania jest nasz prawnie uzasadniony interes podyktowany ochroną i dochodzeniem roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wspomnianym procesem zapewnienia bezpieczeństwa naszych Klientów oraz ochrony interesu gospodarczego.
PLIKI COOKIES
Na naszej stornie stosujemy pliki cookies w celu zwiększenia funkcjonalności naszej strony internetowej i umożliwiające zarządzanie zakupami, w tym zapisywanie Towarów w Koszyku. Nie stosujemy profilowania i śledzenia użytkowników. Pliki te są przechowywane w pamięci urządzenia zgodnie z ustawieniami używanego oprogramowania. Ustawienia plików cookies możesz zmienić w Twojej przeglądarce – w tym je wyłączyć – oraz określić okres przechowywania. Zmiana ustawień plików cookies może skutkować ograniczeniem funkcjonalności witryny lub powodować błędy w jej wyświetlaniu. W razie ich wystąpienia zalecamy pozostawienie ustawień domyślnych przeglądarki.
CO SIĘ DZIEJE Z TWOIMI DANYMI OSOBOWYMI
W zakresie niezbędnym do wykonywania działalności gospodarczej przetwarzamy dane osobowe podane w formularzu lub w przesłanej korespondencji celem realizacji postulowanych działań. Następnie, jeśli dojdzie do zawarcia umowy przetwarzamy dane zgodnie z jej treścią i celem, uwzględniając obowiązki wynikające z przepisów prawa – np. wystawienie faktury, jej przesłanie pocztą, wystawienie korekty, przesłanie pliku JPK, realizacja prawa odstąpienia. Po ostatnim etapie realizacji zadań dane są archiwizowane dokładnie na okres wymagany przepisami lub obowiązkami wynikającymi z umowy. Po tym czasie dane zostaną zanonimizowane lub usunięte. Dane przetwarzane wyłącznie w korespondencji są okresowo przeglądane i usuwane po okresie miesiąca od ostatniego kontaktu. W przypadku konkursów lub działalności marketingowej dane są przetwarzane zgodnie z treścią udzielonej zgody lub w ramach uzasadnionego interesu administratora. Dane przetwarzamy przez czas wynikający z danego działania, ograniczając się praktycznie do zachowania adresu e-mail i podstawowych informacji o osobie (imię, nazwisko, stanowisko). Twoje dane osobowe przekazujemy naszym podwykonawcom – np. dostawcom aplikacji i usług IT, biuru rachunkowemu czy kancelarii – przewoźnikom, bankom i pośrednikom płatności. W przypadku kontaktu zainicjowanego przez Ciebie dane wykorzystamy tylko w takim zakresie jaki będzie niezbędny do realizacji właściwego poziomu obsługi oraz odpowiedzi na wszystkie nurtujące Cię pytania.
UDOSTĘPNIANIE TWOCH DANYCH OSOBOWYCH INNYM PODMIOTOM
Dostawcy usług telekomunikacyjnych i informatycznych
Wszelkie dane zanim do nas trafią są przekazywane na serwer zarządzany przez firmę zewnętrzną, która na mocy zawartej z nami umowy prowadzi usługę wsparcia. Korzystamy również z innych rozwiązań telekomunikacyjnych i aplikacji przetwarzających dane dostarczonych przez naszych usługodawców, służących nam do realizowania naszej działalności. Jednocześnie firmy te zobowiązane są do zabezpieczenia powierzonych danych i zachowania ich w tajemnicy w sposób zapewniający pełną ochronę.
Podwykonawcy
Dane osób fizycznych związane z wykonaniem umowy mogą zostać przekazane naszym zaufanym podwykonawcom. Są to podmioty, z którymi współpracujemy często od początku działalności i mamy do nich pełne zaufanie. Przekazujemy im jedynie dane niezbędne do wykonania ich zadań i zawsze na podstawie postanowień zabezpieczających interesy osób, których dane dotyczą.
Kurierzy, banki i pośrednicy płatności
W przypadku dokonania zakupów na odległość i zapłaty za Towary, Twoje dane zostaną przekazane do instytucji pośredniczącej płatności łączącej Twój bank i nasz. Wszystkie te podmioty będą mieć informacje o płatności konieczne do jej dokonania. Dodatkowo, jeśli zamówisz Towar z dostawą, Twoje dane przekażemy firmie pocztowej dostarczającej przesyłkę. Wszystkie wymienione podmioty będą administratorami Twoich danych i będą je przetwarzać zgodnie z własnymi politykami.
OKRES PRZECHOWYWANIA TWOICH DANYCH OSOBOWYCH
Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny dla realizacji celów gospodarczych i ustawowych. Dane związane z wykonaniem umów przechowujemy przez okres 6 lat, a następnie niszczymy. Dane udzielone w innym celu, w szczególności dane kontaktowe związane z kierowanymi pytaniami, będą przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia satysfakcjonujących Cię odpowiedzi, a następnie usuwane. W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych w przypadku konkursów lub działalności promocyjnej Twoje dane będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia podstawy przetwarzania – np. cofnięcia zgody – lub przez czas niezbędny do realizacji naszego słusznego interesu (prowadzenia marketingu). Przepisy podatkowe nakładają na nas obowiązek przechowywanie dokumentacji przez okres co najmniej 5 lat i dlatego w zakresie tymi przepisami wskazanym dane będziemy przechowywać do czasu, gdy będziemy mogli je usunąć. Z uwagi na skomplikowanie tych przepisów nie sposób określić dokładnej daty zakończenia przetwarzania, jednak zawsze znajduje ona odzwierciedlenie w wyraźnie wskazanym przepisie prawa. Najczęściej będzie to 5 lat od końca roku, w którym dokument zawierający dane osobowe wywołał skutek podatkowy. Dane osobowe przekazane w związku z realizacją umowy – w szczególności dane zawarte w sporządzonych przez nas zamówieniach i ich realizacji – z uwzględnieniem powyższych zastrzeżeń – przechowujemy do czasu wygaśnięcia roszczeń i obowiązków z nimi związanych.
TWOJE PRAWA Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
Zapewniamy realizację Twoich uprawnień wskazanych poniżej. Możesz realizować swoje prawa przez zgłoszenie żądania na formularzu kontaktowym. Dodatkowo możesz kierować do nas swoje stanowisko za pomocą korespondencji tradycyjnej lub elektronicznej.
Prawo do cofnięcia zgody
Masz prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej udzieliłeś podczas korzystania z poszczególnych usług i funkcjonalności oferowanych przez Sklep. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez nas zgodnie z prawem przed jej cofnięciem.
Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą dla Ciebie żadnych negatywnych konsekwencji. Może jednak uniemożliwić dalsze korzystanie z usług lub funkcjonalności, które zgodnie z prawem możemy świadczyć jedynie za zgodą. Podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO
Prawo do sprzeciwu wobec wykorzystania danych
Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych osobowych, jeżeli przetwarzamy Twoje dane w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes lub dla realizacji zadań o charakterze publicznoprawnym. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny i nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do przetwarzania Twoich danych osobowych, usuniemy Twoje dane, wobec wykorzystania których wniosłeś sprzeciw. Podstawa prawna: art. 21 RODO
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
Masz ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych, jeżeli: 1. wycofałeś określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę; 2. Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane; 3. wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystywania Twoich danych w celach marketingowych; 4. Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem. Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, możemy zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail oraz historię transakcji, które to dane zachowujemy dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z naszych usług. Podstawa prawna: art. 17 RODO
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli zgłosisz takie żądanie, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwimy Ci korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. Nie będziemy też do Ciebie wysłać żadnych komunikatów, w tym marketingowych.
Masz prawo do żądania ograniczenia wykorzystania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach: 1. gdy kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich wykorzystanie na czas potrzebny nam do sprawdzenia prawidłowości Twoich danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni; 2. gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich wykorzystania; 3. gdy Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Tobie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; 4. gdy wniosłeś sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Twoje dane osobowe. Podstawa prawna: art. 18 RODO
Prawo dostępu do danych
Masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, masz prawo: 1. uzyskać dostęp do swoich danych osobowych; 2. uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Ci na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską; 3. uzyskać kopię swoich danych osobowych. Podstawa prawna: art. 15 RODO
Prawo do sprostowania danych
Masz prawo do sprostowania i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych. Możesz tego dokonać samodzielnie w ustawieniach konta lub zwrócić się do nas, a my je sprostujemy za Ciebie. W odniesieniu do pozostałych danych osobowych masz prawo żądać od nas sprostowania tych danych (jeżeli są nieprawidłowe) oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne). Podstawa prawna: art. 16 RODO
Prawo do przenoszenia danych
Masz prawo otrzymać swoje dane osobowe przetwarzane w formie elektronicznej, które nam dostarczyłeś, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych, np. do innego operatora podobnych serwisów. Masz również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. Twoje dane osobowe wyślemy w postaci pliku w formacie powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych. Podstawa prawna: art. 20 RODO
Czas spełnienia żądań
Jeżeli, w wykonaniu wymienionych powyżej uprawnień, występujesz do nas z żądaniem, spełniamy to żądanie albo odmawiamy jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – nie będziemy mogli spełnić Twojego żądania w ciągu miesiąca, spełnimy je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Cię uprzednio o zamierzonym przedłużeniu terminu.
Zgłaszanie skarg, zapytań i wniosków
Możesz zgłaszać do nas skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci uprawnień.
Jeżeli uważasz, że Twoje prawo do ochrony danych osobowych lub inne prawa przyznane Ci na mocy RODO zostały naruszone, masz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz do wytoczenia powództwa cywilnego przed właściwy sąd powszechny.
METODY OCHRONY TWOICH DANYCH
Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Nasz serwer pocztowy zabezpiecza wiadomości podczas przesyłania do nas Twoich danych, co zapewnia ochronę identyfikujących Cię danych oraz znacząco utrudnia przechwycenie dostępu do Twoich danych przez nieupoważnione systemy lub osoby. Dodatkowo wszystkie nasze urządzenia odbiorcze mają wdrożone odpowiednie procedury bezpieczeństwa chroniące przetwarzane dane przed dostępem osób nieuprawnionych. Stosujemy zaufane programy antywirusowe i antymalware. Dostęp do urządzeń odbywa się wyłącznie na podstawie udzielonych upoważnień i umów powierzenia przetwarzania, przez osoby do których mamy pełne zaufanie. Stosujemy również fizyczne ograniczenia dostępu chroniące przed osobami nieupoważnionymi, a Twoje dane są dodatkowo zabezpieczone przed utratą lub zniekształceniem.
PRZYSZŁE ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI
Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O takich zdarzeniach – zmianach lub uzupełnieniach – poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronie głównej oraz w bieżącej korespondencji e-mail. Niniejsza Polityka Prywatności nie ogranicza żadnych uprawnień przysługujących Ci zgodnie z przepisami prawa.
